Les données de registre sont des listes de faits associés à une source quelconque.
Pour chaque source, les données à enregistrer sont placées dans un fichier textuel, au format «texte simple» encodé en UTF-8.
Un tel fichier peut être préparé dans un traitement de texte, tel que LibreOffice ou MSWord, mais il est plutôt conseillé d'utiliser un éditeur de texte tel que Notepad++ ou Sublime text.
Certains éléments peuvent être mis en italique dans
un traitement de texte, l'équivalent en texte brut est d'encadrer les éléments
en question par des soulignés/tirets bas : _exemple_.
Les noms (patronyme, surnom, nom de fief…) seront mis en gras (traitement de texte)
ou entre étoiles (texte brut). Les autres possibilités de mise en forme
ne seront pas conservées dans la base de donnée, du fait des choix
de représentation des données.
Les sauts de page et autres mentions de foliotage, sont indiqués seuls sur leur ligne, selon les modèles suivant :
17 [9r] [124v]
Si le numéro de page ou de feuille devait comporter 4 chiffres ou plus, contacter le correspondant technique.
Si deux pages/feuilles portent le même numéro, ajouter b ou bis après la seconde occurrence du numéro. Exemple : 20br ou 20bis r pour « f° 20 bis recto ».
Pour désigner une feuille ou un volet cousu, agraffé, épinglé, etc., à une autre page, suivre le modèle suivant :
17f [9rf] [124vf]
Pour indiquer explicitement un élément porté dans la marge, l'indiquer en remarque ou suivre le modèle suivant :
17m [9rm] [124vm]
Les paragraphe de textes et titres (dont les indications d'année et de mois) sont indiqués seuls sur leur ligne, sans tabulation ni retour à la ligne. Exemples :
Registrum Graduatorum Temporum Studiorum expeditorum… 1576 Januarius 1576
Le mois et l'année sont enregistrés pour le traitement des entrées suivantes.
Toute autre entrée décrit un enregistrement d'une ou plusieurs prises de grades, d'une ou plusieurs immatriculations ou autres événements. La première ligne de l'enregistrement décrit la personne agente de ces événements. Les lignes suivantes sont des remarques ou commentaires afférents à cette entrée ou des lignes décrivant chacune un événement. Voici un exemple simple, expliqué ci-après :
1→ DVD→ Lodoicus *Arribat*→ Maleacensis d. → utr.bacc.→ 10 Mai. → utr.lic→ 11 Mai.→ Delauson
Elle est composée, dans l'ordre de :
Ø
ou _vacat_.(ou *Nom*).
L'indication "senior" est placée en italique (tr. texte) ou entre
soulignés (texte brut). Les domaines/fiefs sont indiqués simplement à la suite
du nom (sans virgule ni autre séparateur). Exemples :
A(n)thonius *Godet* Foelix *Le Vayer* _alias_ *Visorius* Johannes *Robin* _dictus_ *Gabriau* Johannes *Faure* (ou *Favre*) Petrus *Chazaldus* (ou *Chazaud* / *Chasaud*) Jacobus *Guyvreau* _senior_ Ludovicus *Berne* _dominus_ *de Terrefort* Jacobus *de La Motthe* sire *de Baguiaux*
Florentius *Verinaud*, religiosus monasterii Sancti Petri de Aurea Valle Claudius *de Rousseau*, presbyter Nicolaus *Pauw* _dominus_ *de Bennebroek*, eques Martinus *Reveau* _dominus_ *de Cirières*, scutifer
d. après le
nom de son siège (même si le registre la place généralement en tête).
Exemples :
Pictaven(sis) d. Autissidionensis d. (sic) Carcassonensis d. in provincia Galliae Narbonensis Stretheriae d. Tullensis d. in Lotharingia Superioris Palatinatus in Germania d. (sic)
Pictaven(sis) urb. et d. urbis Memagensis, Senonensis d. Juliodunensis, Pictavensis d.
_vacat_.Une ligne de note marginale est composée d'une ou plusieurs tabulations,
en début de ligne, suivies
de la note, entre crochet et précédée de in marg. en
italique ou entre soulignés.
Le nom en marge n'est porté que s'il est différent de celui indiqué en
première ligne. Exemples :
→ [_in marg._: Hardouyn *Bouju*] → [_in marg._: *Debize*] → [_in marg._: quod p(ro)fertum *Maugeay* vel *Maujay*] → [_in marg._: paedagogus] → [_in marg._: gratis favore Domini du Faor domini…]
Une ligne de commentaire associé à une entrée est composée d'une ou plusieurs tabulations, en début de ligne, suivies du commentaire lui-même. Exemple :
→ rector Universitatis Pictavensis
Une ligne de description d'événement relevant de l'institution du registre (le cas échéant) est composée de :
inter.. S'il n'y a aucune indication, porter _vacat_.(sic) est ajoutée, il s'agit
du mois lu ; le mois enregistré pour la graduation sera alors le mois
en cours.
21 Aug. 1[1] Apr. [26] Mart. 1 Sept. (sic) 30 Jul. 1582
Si l'indication de date lue est plus complexe que ces exemples, une écriture permet de contourner la difficulté : indiquez d'abord une date, éventuellement fictive, éventuellement reconstruite et faites-là suivre, entre guillemets de la lecture réelle (32 caractères maximum). Ceci s'applique en particulier aux cas où la date manque en tout ou partie :
11 Nov. "die decima _vac._ Nov." 28 Dec. "_vacat_"
Si le grade est indiqué conféré par une autre institution, placer la date entre parenthèse, précédée par le nom de cette institution (tel que dans la liste des institutions). Voici deux exemples :
→ civ.bacc. → universitatis Tholosae (23 Jul.) → utr.bacc.→ universitatis Lovanensi (21 Jan. 1578)
Les professeurs signant les entrées des registres ou indiqués comme maître de tel ou tel étudiant doivent être préalablement identifiés, pour éviter toute ambiguïté, de la façon suivante en début de fichier :
$S Leroy = 44 $S JF = 45
L'indication $S précise qu'il s'agit d'une ligne spéciale
associant un signe abrégé à un professeur. Cette indication est suivie
d'une abréviation qui désignera, dans la suite du document, un professeur, habituellement
le nom du professeur ou ses initiales. Cette chaîne est suivie d'un signe égal et du numéro
de la fiche de l'individu de ce professeur, qui doit donc être préalablement identifié,
ainsi la fiche 44 est celle
de Jacques Leroy (ou Le Roy) et la
fiche 45
celle de Jean Filleau.
Pour indiquer dans une entrée de registre le fait qu'un ou plusieurs professeurs sont
les maîtres de l'étudiants concerné par l'entrée,
on utilisera le code $DOM suivi simplement
d'une liste de codes de professeurs séparés par des virgules.
Voici un exemple :
23→ Ø→ Stephanus *de Bernon*→ Lemovicensis d. → inc.utr.→ 15 Nov. 1660 → MAT→ 1 Dec. 1661 → $DOM JF, CG
Pour indiquer dans une entrée de registre le fait qu'un ou plusieurs professeurs la signent,
on pourra utiliser de la même façon le code $SIG
(à titre d'alternative à une indication de noms sur la dernière ligne d'événement).
Il est possible d'enregistrer un ou plusieurs auteurs (secrétaires) de registre. Autant que possible ces indications doivent se trouver après une indication de date, cette date étant alors enregistrée. Exemple :
Regestum tam baccalaureatuum Licentiarum,… 1605 Januarius 1605 $A= → _vac._ → Johannes *Mestyreau*, scriba praedicti Collegii…
L'entrée suit le modèle ci-dessus : $A=, suivi d'un préfixe, suivi d'un prénom, d'un nom et d'un suffixe précisant le titre de l'auteur, conformément à la syntaxe indiquée au § 4.1 ci-dessus.
Si une entrée de grade mentionne plusieurs lieux pour l'étudiant, par exemple une origine et une résidence, on peut utiliser une indication complémentaire pour conserver ces informations dans la base de données. Pour cela, on suit l'exemple suivant :
505→ N & DVD→ Petrus *Guerin*→ Rhedonensis d. → $O= Ruppellanus→ Rhedonensis d. et nunc civis Ruppellanus → utr.bacc.→ 15 Apr. → utr.lic.→ 16 Apr.→ Deladuguie
La ligne d'indication de lieu suit ce modèle : $O=, suivi d'une désignation de lieu (comme pour la première ligne), suivie éventuellement d'une tabulation puis d'un extrait ou d'un commentaire éclairant ou justifiant cette désignation. Ce commentaire sera ajouté aux commentaires de l'entrées, s'il y en a (cf. § 4.3).
Il est possible de placer dans le fichier des méta-données qui ne sont pas destinées à être enregistrées dans la base de données. Commencer, dans ce cas, la ligne par deux obliques :
//.